L’avviso di convocazione

Nelle scorse puntate abbiamo visto chi provvede alla convocazione dell’assemblea,  abbiamo chi deve essere convocato e quando l’assemblea deve essere convocata.
Vediamo oggi come si effettua la convocazione.

Lo precisa l’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile: «l’avviso di convocazione, contenente la specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora e della riunione».
La norma stabilisce cosa deve contenere l’avviso di convocazione, con quale preavviso deve essere inviato ai condomini e la forma della comunicazione.

Il contenuto dell’avviso di convocazione

L’avviso di convocazione deve indicare, ovviamente, il luogo dove si terrà la riunione, la data e l’ora della prima e della seconda convocazione. È considerato ammissibile che la data della prima convocazione sia fissata ad orari improbabili in considerazione della consuetudine di voler celebrare le assemblee in seconda convocazione per i quorum più agevoli di cui si dispone.
Oltre al luogo e al tempo, l’avviso di convocazione deve contenere l’indicazione specifica dell’ordine del giorno. L’avviso deve quindi indicare ai condomini chiaramente gli argomenti sui quali si discuterà e si assumeranno decisioni.
L’informazione è necessaria per due ragioni: consentire al condomino di decidere di non andare alla riunione se gli argomenti non sono di suo interesse; permettergli di prepararsi per meglio comprendere e decidere.
Non è necessario che la delibera sia esattamente prefigurata nell’ordine del giorno ma è sufficiente che sia indicato l’argomento che verrà trattato.
Ma cosa succede se si decide invece fuori dall’ordine del giorno?
L’articolo 1105 del codice civile dice che le decisioni dell’assemblea sono invalide quando i partecipanti non sono stati preventivamente informati dell’oggetto della deliberazione: le decisioni sono annullabili se assunte fuori dall’ordine del giorno. È bene ricordare tuttavia che non possono impugnare le delibere assunte fuori dall’ordine del giorno i condomini che abbiano accettato di discutere i punti non presenti all’ordine del giorno e che abbiano votato. La decisione assunta fuori dall’ordine del giorno può essere impugnata quindi solo dai condomini assenti oppure dai condomini presenti che abbiano fatto rilevare che l’argomento non era in discussione e che hanno deciso, di conseguenza, di non partecipare alla votazione.

Il preavviso

La norma stabilisce il preavviso entro cui l’avviso di convocazione deve essere comunicato ai condomini: occorrono 5 giorni di preavviso rispetto alla data di prima convocazione e, secondo le regole generali in materia di computo dei termini, non si conta il giorno di partenza ma si conta quello di arrivo. Di conseguenza, ad esempio, se la prima convocazione è fissata per il giorno 10 del mese il quinto giorno prima deve considerarsi il giorno 5 ed è sufficiente che il giorno 5 il condomino riceva la comunicazione oppure che l’avviso di ricevimento della raccomandata sia depositato presso la sua cassetta delle lettere. È sufficiente insomma che sia stato fatto un dimostrabile tentativo di recapito entro il termine.

La forma

Ma la novità dell’articolo 66 delle disposizioni di attuazione nella nuova formulazione approvata dalla legge nel 2012 è relativa alle modalità di comunicazione dell’avviso di convocazione. Sotto la precedente normativa era considerato sufficiente la comunicazione dell’avviso di convocazione con ogni forma anche tramite “imbussolamento” degli avvisi nelle cassette delle lettere da parte dell’amministratore. Oggi questo modo di convocazione è sicuramente irregolare. Serve una raccomandata, un fax o la consegna a mano oppure l’invio di una pec.
Nella quotidianità molto spesso le riunioni sono convocate senza l’utilizzo di queste forme più rigorose: è bene sapere che ciò può determinare l’invalidità delle decisioni.
Occorre ricordare, tuttavia, che recentemente la Corte d’Appello di Brescia ha ritenuto validamente convocata un’assemblea tramite l’invio di una semplice mail al condomino che abbia precedentemente comunicato all’amministratore il suo indirizzo accettando quindi, secondo la corte,  che le comunicazioni gli siano fossero inviate con questo mezzo. Non si tratta tuttavia di una sentenza della Cassazione e va presa con prudenza. Meglio, quindi, convocare le assemblee nel rispetto delle forme fissate dalla legge.